安否確認は義務化されている？企業が行う対策や準備について解説

災害発生時の対応を円滑に行うためには、早い段階での安否確認によって安否不明者を同定して、いち早い救助活動などにつなげることが肝心です。緊急時は、企業が積極的に従業員の安否確認を行うことが重要となります。

しかし、「安否確認は企業の義務なの？」と気になる方もいるでしょう。

そこでこの記事では、企業の安否確認は法的に義務付けられているのか、必要とされる理由について解説します。安否確認のために企業が準備すべきことについても紹介していますので、参考にしてください。

編集者：坂田健太（さかた けんた）

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。

企業が行うべき「安否確認」とはそもそも何か

災害時に企業が行うべき安否確認とは、従業員の生存確認を行うことです。

「現在安全な状況にあるのか？」「怪我をしていないか？」「適切な連絡手段があるのか？」などの確認も、あわせて行います。

原則として従業員が対象ですが、家族などが怪我を負っている場合、従業員は緊急対応できません。緊急対応できる従業員を把握するために、家族や同居人などの関係者の安否確認を同時に行う必要があります。

昨今、日本では地震災害や風水害などが多発しています。この傾向はしばらく続くとも言われており、企業は迅速に安否確認を行えるようにしておく必要があります。

企業によって従業員の働き方は異なるため、各社それぞれの業種や業態に応じた安否確認方法の確立が求められています。

とくに近年はリモートワークを取り入れている企業も多いため、同じ場所にいない場合でもスムーズに従業員と連絡を取れるようにしておくことが大切です。

企業の安否確認の範囲はどこまで？

企業が安否確認を行う対象は、企業活動に関わるすべての人です。正社員だけではなく、派遣社員も含みます。

派遣社員は、企業が雇用した社員ではないものの、事実上派遣先企業の管理下にあるため、安全配慮義務の適用が及びます。つまり、法的義務はないものの派遣社員の安否確認も実質的には必要と言えます。コンサルタントなど、請負契約で働いている方も同様です。

派遣社員やコンサルタントなどの請負契約をしている人にも、安否確認の必要性を伝えて連絡先などをあらかじめ確保しておきましょう。

（参考：厚生労働省「派遣労働者に係る安全衛生管理の特徴」）

企業の安否確認は法的に義務付けられていない

災害時に従業員の安否確認をしなくてはならないといった具体的な法令はありません。しかし、いかなる場合においても、企業は雇用している従業員の安全を確保すること、いわゆる安全配慮義務が課されています。

これは「労働契約法第5条」に定められている「労働者の安全への配慮」の項目に該当します。

以下は、労働契約法の抜粋です。

第五条　使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。

（引用：労働契約法）

この法令では、従業員が安全かつ健康に働けるよう、企業側が配慮することが定められています。

また、従業員の安全配慮義務については、労働契約法だけでなく、労働安全衛生法にも記載がされています。

第三条　事業者は、単にこの法律で定める労働災害の防止のための最低基準を守るだけでなく、快適な職場環境の実現と労働条件の改善を通じて職場における労働者の安全と健康を確保するようにしなければならない。また、事業者は、国が実施する労働災害の防止に関する施策に協力するようにしなければならない。

（引用：労働安全衛生法）

このように、安否確認自体は、法的に義務づけられているものではありません。しかし、安全配慮義務の延長として対応することが求められています。たとえば、災害発生時に従業員を助けなかったり、ケガをしているのに無理に出勤させたりした場合、企業側にペナルティが課せられる恐れがあります。

企業における安否確認の必要性

企業において、安否確認が必要な主な理由は以下のとおりです。

• 迅速な事業継続・再開につなげるため
• 社会的信用を保つため

理由1. 迅速な事業継続・再開につなげるため

迅速な安否確認を行うことにより、従業員の安全確保を図るとともに、今後の事業の継続や早期再開に必要な人員を把握できます。

災害発生時にも従来どおり事業を行ったり、再開したりする体制を整えたりするためには「BCP（事業継続計画）」を策定しておくといいでしょう。BCP（事業継続計画）とは、Business Continuity Planningの頭文字で、緊急事態における事業の継続計画のことを指します。

災害時は想定外の事態が度々発生し、冷静な判断ができなくなってしまうことが想定されます。想定外のことも起きやすい災害時に「どのような被害状況が想定されるか？」「誰がどのように行動するのか？」などを事前にマニュアル化しておくことが重要です。

理由2. 社会的信用を保つため

安否確認を含むBCP（事業継続計画）を策定することは、企業の社会的信用度のアップにもつながります。

災害発生時における対策を事前に策定していることは、多様なステークホルダー（利害関係者）に対して安心感を与えられます。また、このような企業（管理側）の姿勢を公に見せることで、従業員の信頼感が高まることも期待できるでしょう。

反対にBCPへの取り組み意識が低い企業は、労働契約法などの安全配慮義務に抵触してしまったり、社会的信用を失ってしまったりするおそれがあるので注意が必要です。

安否確認のために企業が準備すべきこと

企業の安否確認の重要性が理解できたところで、次は企業が準備すべきことを紹介します。

• 安否確認の重要性について周知する
• 連絡手段を確立しておく
• 従業員に対して伝えることを事前に決めておく
• 安否確認の担当者を決め情報の収集・発信手段を決めておく
• BCPを作成し出社の可否、緊急対応体制を把握する

防災担当者が準備するべきことは多岐にわたりますが、まずはこの5点を確認しておきましょう。

安否確認の重要性について周知する

緊急時の安否確認をスムーズに行うためには、従業員側の協力が不可欠です。

BCPや防災への取り組みは、企業からの一方通行ではなく従業員自身が危機感を持って取り組む必要があります。たとえば、安否確認システムを導入しても、従業員が導入目的や安否確認の重要性を理解していなければ、緊急時に回答方法が分からずに機能しない可能性もあるのです。

安否確認の重要性を周知し、従業員一人ひとりに「わがこと意識」（自分事意識）を持ってもらうことが重要です。わがこと意識とは、災害を自分たちに身近なこととして自分たちに引き付けて、「他人事」ではなく「わがこと」と考えることです。わがこと意識を持つことによって、単なる不安だけでなく、具体的な行動に移すことができると言われています。

連絡手段を確立しておく

安否確認の方法として、従業員への連絡手段はあらかじめ決めておきましょう。

それぞれの従業員への連絡手段が異なると有事の際の対応が遅れてしまうので、連絡ツールは少数に絞っておくことがおすすめです。

以下では、連絡ツールの種類とそれぞれのメリット・デメリットをまとめています。

連絡手段を1つに絞っておくと管理が楽ですが、災害時にそのツールに不具合が出ることも考慮し、予備として複数の方法を用意しておくことがおすすめです。

従業員に対して伝えることを事前に決めておく

安否確認のために従業員に連絡する際のマニュアルとして、伝える（確認する）内容は事前に決めておきましょう。あらかじめいくつかのパターンを想定した連絡内容を決めておくことにより、一から内容を検討する必要がなくなり、緊急時にもパニックに陥らず冷静に対応できます。

テキストベースで安否確認を行う場合は、災害時に送信するメッセージの定型文を作成しておきましょう。

一例として、地震発生時の従業員への安否確認の定型文を紹介します。

緊急時に従業員が回答しやすいように、状況を端的に回答できるような内容を作成しましょう。

安否確認の担当者を決め情報の収集・発信手段を決めておく

安否確認時の混乱やミスを避けるためには、指示系統を明確にしておくことが大切です。

たとえば「安否確認の連絡を送る担当者」「安否確認情報を収集・整理して次の対応を指示する人」など、分担を決めておきましょう。

ただし、担当者本人が被災してしまい身動きが取れなくなる可能性もあるため、複数人の担当者を決めておくことが望ましいです。

BCPを作成し出社の可否、緊急対応体制を把握する

BCP（事業継続計画）を策定し、出社の可否や緊急対応体制を把握することも重要です。事業の継続方法や従業員の出社判断などの基準を決めておきましょう。

状況によっては、すぐに通常どおりに業務を再開できない場合もあります。一時的に中核事業だけを残して、その他事業を縮小するなど、緊急時の対応を社内で共有しておくことも大切です。

業務の優先順位や、人手不足になった際の対処法などを定め、全従業員に周知しておきましょう。

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安否確認の回答を従業員に義務付けられる？

1日の業務時間を8時間と仮定すると、業務時間外の時間のほうが長くなります。また、土日にも発生する可能性があるため、業務時間外に安否確認の訓練を実施したいと考えている担当者の方もいるでしょう。そのような場合に問題となるのは、安否確認の回答を従業員に義務付けられるかどうかです。

結論から言うと、業務時間外に実施する安否確認の回答は義務付けられません。回答を義務付けると業務時間と見なされて、賃金が発生します。そのため、業務時間外に安否確認の訓練を実施する場合には、強制ではなく、協力してもらうよう要請するにとどめましょう。

安否確認の義務を果たすために安否確認システムの導入がおすすめ

安否確認の連絡手段はいくつかあるものの、災害時の通信制限や、アクセス集中によるインターネットや電話回線のパンクのリスクは否めません。

スムーズに安否確認を行うためには、専用の「安否確認システム」の導入がもっとも安全でしょう。

安否確認システムのなかには、災害時でも影響を受けにくいサーバー環境を整えているものもあり、いざというときも連絡が取りやすい点が特長です。さらに、安否確認メッセージを自動で送信・集計できるため、迅速に従業員の安否状況を確認できて、すぐに次のアクションに移行できます。

自社に合った安否確認システムの選び方

自社に適した安否確認システムを選ぶうえでの重要なポイントを3つ紹介します。

• 価格
• 自社に必要な機能を有しているか
• 対応できる災害の種類
• 簡単に操作できるか
• 外国語に対応しているか
• お試し期間が設けられているか

安否確認システムの導入前には、これらの項目をチェックしておきましょう。

価格

価格は、安否確認システムを選ぶ際に考慮すべきポイントです。安否確認システムは導入時だけではなく月額制や年額制など、継続して費用がかかるからです。

初期費用とランニングコストがリーズナブルな安否確認システムが理想的です。安否確認システムによっては初期費用が無料の場合もあるため、その分コストを抑えられます。自社の予算に見合った安否確認システムを選ぶと、平時の事業に影響せず非常時に備えられます。

自社に必要な機能を有しているか

安否確認システムを選ぶうえで大切なのは、自社に必要な機能を有しているかどうかです。

安否確認システムや加入プランによって、機能がシンプルなものから豊富なものまでさまざまです

機能が豊富でも使いこなせなければ意味がありません。機能が多すぎるがゆえに従業員にとって使いにくい可能性もあるため、自社に必要な機能だけが入っているものが望ましいです。

価格と使える機能の範囲を比べ、コストとのバランスを見てプランを選びましょう。

基本的な機能の一覧は以下を参照にしてみてください。

対応できる災害の種類

安否確認システムを導入すれば、災害時に従業員の安否などの情報を迅速かつ正確に把握できます。会社や事業所・工場などが所在する地域のハザードマップなどから、対策すべき災害を明確にして、選定することが大切です。

安否確認システムの自動送信機能は、以下の災害に対応していることが多くあります。

• 地震
• 津波
• 特別警報（大雨、暴風、高潮、波浪、大雪、暴風雪）
• 洪水
• 土砂災害
• 竜巻
• 噴火
• 弾道ミサイル情報などのJ-ALERT（Jアラート：全国瞬時警報システム）

しかし、サービスによっては対応していない災害もあるため、システムを導入する前に詳しく確認しましょう。

また、災害には規模や被害・影響範囲などのレベルがあります。そのため、レベルに合わせて自動送信のトリガーを自社で自由に設定できるかどうかもあわせて確認しておきましょう。

簡単に操作できるか

安否確認システム選びの重要なポイントとして、操作の簡単さは外せません。災害発生時は多くの人が冷静さを失ってしまうため、簡単な操作方法でなければ肝心なときに使いこなせない可能性があります。なるべくシンプルで操作性のいいものを選びましょう。

また、スマートフォン専用のアプリが使える安否確認システムも便利です。アプリはメールと比べて、メールサーバーの混雑状況の影響を受けにくいため、通知やフォーム送信がスムーズにできます。また、専用のアプリに通知されることから、ほかの通知に埋もれにくく、従業員が見落としにくい点もメリットです。

外国語に対応しているか

外国人従業員を雇用している場合、外国語に対応するシステムを選ぶと安心です。緊急時に日本語のメッセージが理解できず、安否確認ができないという状況を防ぐためです。

外国語に対応したアプリを選ぶと、メッセージを自動で従業員に合わせて翻訳してくれます。社員全員の安否状況を確実に把握するためにも、対応言語については事前に確認しておきましょう。

お試し期間が設けられているか

安否確認システムの導入時に、お試し期間が設けられていることがあります。導入してから使い方を覚えるのではなく、使い方をある程度理解し、災害時でも使いこなせると確信を持ってから導入を決めましょう。

システム選定者が使いやすいと判断したシステムでも、担当者にとって使いにくい可能性があるため、実際に担当者に操作性を確認してもらうことがおすすめです。

お試し期間が用意されているかどうかはシステムによって異なるため、事前にチェックしてみてください。

迅速に安否確認を行えるよう準備しておこう

企業にとって従業員の安否確認は非常に重要です。

安否確認自体は義務化されていませんが、自社の存続のためにもBCPの策定は欠かせないと言えるでしょう。

また、効率よく安否確認を行うためには、使いやすい「安否確認システム」の導入が大切です。

たとえば、トヨクモの『安否確認サービス2』は、大手企業を含む3,000社以上が利用している、安否確認の専用サービスです。

システムの品質にこだわっており、災害時にアクセスが集中した場合でも、海外を含む複数箇所のサーバーで安定した稼働を保てます。初期費用は0円なので、導入時の多額のコスト負担の心配がありません。トヨクモが企画する防災訓練（一斉訓練）も行われており、従業員の防災意識のアップにもつながります。

実際のサービスを30日間無料で使用できるので、ぜひ『安否確認サービス2』の使い勝手を試してみてください。

災害から会社を守るため、できるだけ早急に組織の安否確認の仕組みを作っておきましょう。

編集者：坂田健太（さかた けんた）

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。