地震や台風などの自然災害は休日や夜間など企業の営業時間外にも発生します。災害が発生した際、企業は事業継続・復旧に必要な資源「人・情報・物資など」を獲得することが重要です。その中でも「人」の獲得は特に重要であり、従業員の安否状況を確認することで迅速事業継続・復旧につながります。
災害が発生してから「どのように従業員の安否状況を確認すれば良いのか」や「安否状況の確認をするためのツールが複数あってどれを使えば良いのかわからない」と悩むことがないように、この記事ではメールを使った安否確認の方法をご紹介します。
「安否確認メール」の作成のポイントを押さえて災害時にスムーズな安否確認を行いましょう。
目次
安否確認メールとは
地震や台風などの自然災害が発生すると、多くの人が一斉に電話を使い家族や友人の安否状況の確認を行うため、一時的に電話回線が混み合い、接続が制限され電話がつながらなくなる場合があります。
そのため、災害時の連絡には比較的につながりやすいメールを活用すると、迅速かつ正確に従業員の安否状況を確認することができます。
このような背景から「安否確認メール」で安否状況を確認することが主流となしました。
安否確認メールでは、従業員の安否状況の確認だけではなく、その家族の安否状況も確認すると良いでしょう。さらには、取引先が被災した場合には、取引先の従業員や稼働状況を確認することも可能です。
安否確認メールで安否状況を確認する上での注意点をご紹介します。
1. メールの内容は安否確認だけにする
安否確認以外の内容を記載するのはNGです。また、相手への気遣いを長々と書くことも避けましょう。
安否確認以外の内容を記載することで、余計な負担を与えてしまう可能性があります。
2. 災害直後にできるだけ早くメールを送る
時間が経ってから送ると「忘れていたのか」と思われ、不信感をあたえる可能性があります。
3. 時候の挨拶などは省くこと
ビジネスメールにおいて時候の挨拶や、「いつもお世話になっております」などの文章は重要視されていますが、安否確認メールにおいては必要ありません。一刻も早く相手の安否状況を確認することが重要です。
参考：総務省：災害時には「災害用伝言サービス」やメールを御活用ください
参考：ビジネス向けWEBサービス ビジエネ ：安否確認メールサービス
参考：KDDI： 人を守る〜万が一の時に不可欠な安否確認
参考：退職Assist：安否確認メールを大切なビジネス相手とやり取りする時の書き方
安否確認メール 2つの例文
それでは実際どのような文面でメールを送信すればよいのでしょうか。
2つの例文を紹介します！
安否確認メールに直接返信をもらう方法
件名：【重要】安否状況確認
本文：
各位
こちらは＜企業名＞防災担当です。
先ほど発生した地震に関しての安否確認メールです。
状況を下記文字記号で返信ください。
あ）無事
か）軽傷
さ）重症
安否確認用の回答URLを利用する方法
件名：【重要】安否確認メール
本文：
各位
＜企業名＞総務課危機管理係です。
震度5以上の地震が発生しました。まずは身の安全を確保してください。
その後、下記URLをクリックして、安否状況の登録をお願いします。
↓
回答ページ
クリック先の回答用ページ：
該当項目にチェックしてください。
1.本人の状況
○無事
○軽傷
○重症
2.家族の状況
○無事
○軽傷
○重症
3.現在の居場所
○自宅
○社内
○移動中
○その他
4.社外にいる場合の出社可否
○出社可能
○出社不可能
5.出社可能な場合の交通手段
○電車
○バス
○車
○自転車
○徒歩
6.自宅の状況
○住める
○住めない
○未確認
7.連絡事項
何か会社へ伝えたいことがありましたらご記入ください。
回答URLを利用と回答の集計が簡単に行えます。対象人数が多いほど便利になります。
相手がどのような状況におかれているかわからないので、手間なく速やかに返信できる質問項目を検討しましょう。
取引先への安否確認メールの例文
件名：災害のお見舞い申し上げます。
本文：
<相手企業名>○○様
<企業名>の○○です。
今朝の報道により、この度の震災の被害が甚大であったことを知りました。貴社に被害が及んでいないかと弊社一同とても心配しております。
詳しい情報がまだ入ってきておりませんので、そちらの状況を想像することもできませんが、貴社ならびに従業員の皆様方におかれましては、くれぐれもご無事でいらっしゃることを祈念いたしております。
私共にできることがございましたら、何なりとお申し付けください。
少しでもお力添えしたく存じます。
メールにて大変恐縮ですが、
取り急ぎ、お見舞い申し上げます。
<企業名>○○
件名：心配しております。<企業名>○○より
本文：
＜相手企業名＞○○様
御地で大きな地震があったとのこと、今朝のニュースで知りました。
○○様をはじめ社員の皆様にお怪我などなかったでしょうか。とても心配しております。
遠方ゆえすぐにかけつけられず残念でなりません。
今月の納期に関しては、お気遣いなさらないでください。
私共で何かお役にたつことがございましたら、どうぞご遠慮なくお申し付けください。
取り急ぎのメールにて恐縮ではございますが、
皆様のご無事を祈り、弊社を代表してお見舞い申し上げます。
<企業名>○○
取引先の状況がわからない場合、メールを送るタイミングが難しいと思われますが、被災の可能性を知った時点ですぐにメールを送ることで、相手を気遣い、支援したいという気持ちが伝わります。
また取引先の負担にならないよう簡潔な内容にすると良いでしょう。安否状況を尋ね、無事を祈り心配する気持ちを伝え、少しでも励ましになるよう気持ちを込めてメールを作成しましょう。
参考：トヨクモ：次世代型安否確認サービス機能一覧
参考：退職Assist：安否確認メールを大切なビジネス相手とやり取りする時の書き方
参考：ビジネスメールの書き方：お見舞いの文例 ～地震災害のお見舞い～
災害時に安否確認メールが受信できない場合がある
安否確認メールを送るには、送信側・受信側（従業員、取引先など）メールアドレスがあれば送れます。しかし、災害時は、電話と同じようにメールも制限されて送れない状況に陥る可能性があります。
震災後30分以上経過するとメールでも送受信にかなり時間がかかり、必要なタイミングで安否状況を確認できないといった事例もあるようです。
ただし、安否確認メールを早く送ることができれば、従業員の安否状況を必要なタイミングに確認できる可能性が高くなります。そのため事前準備は重要といえます。また注意点として、メールを受信する側が迷惑メールの設定等の理由で、安否確認メールを受信できない場合があります。事前に受信側に受信設定を行なってもらい、問題なく安否確認メールを受信できるか確認しましょう。
また、緊急事態に従業員やその家族、取引先の安否状況を確認するための専用システム「安否確認システム」も数多く展開されています。災害情報に連動して、自動で安否確認メールを配信する機能や、安否確認メールの回答結果を自動集計するような機能もありますので、導入することで管理者の手間を減らすことができ、必要なタイミングで安否状況の確認を行えるでしょう。
みんなのBCPでは、安否確認システム29製品をご紹介しています。
導入をご検討する際には、ご参考ください！
まとめ
地震や台風などの自然災害はいつどこで起こるか分かりません。企業は事業継続・復旧のために必要な資源である「人」を確保するために、適切に従業員などの安否状況を確認する必要があります。
安否状況を確認するために電話よりもメールが適切です。安否確認メールを作成して災害時に迅速に従業員などの安否確認を行えるよう備えましょう。
